L’équipe AHK logistique & finance 

INTERVIEW Chantal Foltzer, Directrice administrative 

Quel est le rôle de la responsable du pôle logistique et finance ? 

J’ai plusieurs rôles et plus précisément dans quatre domaines :
- La gestion administrative : la gestion du personnel, du droit, de la sécurité du travail, des moyens matériels, des prestataires, du conseil juridique et des règlements des contentieux. 

- La gestion financière : la mise en place de procédure de gestion et d’indicateurs nécessaire au suivi d’activité, la facturation des ventes et le suivi des règlements, le contrôle des factures, le suivi du chiffre d’affaire, la gestion de stock, la relation avec les intermédiaires, financiers, la négociation des conditions, la gestion de la trésorerie et de la comptabilité.

- La gestion logistique : la gestion des prestataires logistiques, la gestion des importations et des livraisons, les relations avec l’administration douanière.
- La gestion informatique : la gestion des prestataires informatiques et tout ce qui est codification, enregistrement des droits par rapport aux logiciels, etc. 

Toute l’équipe s’est mise au goût du jour, nous avons mis tous nos dossiers de travail
en commun et sommes en train d’évoluer vers le 0 papier. 

 Comment se structure l’équipe ? Comment s’organise l’espace de travail ? 

Angélique a un rôle de coordinatrice technique, c’est elle qui va s’occuper de répartir le travail. Elle va avoir un rôle d’expert dans le métier donc c’est elle qui intervient en priorité, si les autres membres de l’équipe ont besoin de renseignements. Cette configuration fonctionne très bien, d’autant plus qu’elles travaillent au sein du même espace. Elles sont toutes très polyvalentes, c’est la force de cette équipe. 

Comment les nouveaux outils digitaux ont-ils fait évoluer le pôle logistique et finance ? 

Dans le bon sens, toute l’équipe s’est mise au goût du jour, nous avons mis tous nos dossiers de travail en commun et sommes en train d’évoluer vers le 0 papier. 

Quelles sont les qualités requises au sein de ce pôle, au sein de votre équipe ? 

L’organisation, c’est le point le plus important chez nous. Il faut également avoir une grande ouverture d’esprit tout en restant pointilleux sur les détails. Dernier point, la réactivité, pour le pôle logistique, c’est une qualité majeure à déployer. 

En quoi consiste le rôle du pôle administratif et logistique dans l’entreprise d’objets publicitaires sur-mesure AHK ? 

Angélique Douche, Assistante de direction 

Mon rôle est de coordonner l’organisation et le fonctionnement de l’équipe. Nous établissons un planning établit sur l’ensemble de la semaine, ainsi qu’un planning mensuel et annuel, il y’a bien évidemment des deadlines très précises à respecter. 

Mon rôle est de faire en sorte que la marchandise parte correctement d’Asie, qu’elle arrive bien en France et qu’elle soit dédouanée sans accro, 

je suis en lien direct avec nos transitaires ; c’est eux qui vont réaliser la déclaration en douane et qui vont procéder à la livraison de la marchandise chez nos logisticiens. Tout est une question de timing. 

Ce qui est intéressant dans notre fonction et notre équipe, c’est la diversité des activités. Chaque dossier est différent, chaque marchandise est différente, chaque client est différent. C’est un nouveau challenge à chaque fois. Il faut toujours trouver des solutions, par exemple certains pays ne sont pas gérés avec les mêmes contraintes... il faut arriver à trouver des solutions logistiques pour chaque pays ! 

Nous sommes là pour épauler nos clients. Cette notion de conseil est très importante et très appréciée par nos distributeurs. 

Quels sont les types de prestations que propose AHK ? 

Notre prestation de livraison est très pointue, cela peut aller jusqu’à livrer le colis sur le stand du client pour qu’il puisse l’avoir exactement le jour J. Cela s’organise en amont avec la fonction commerciale. Nous faisons aussi des livraisons dans des hôtels, parfois aussi chez des particuliers, ou juste à côté de la frontière pour que les personnes puissent chercher la marchandise eux-mêmes. En plus de la livraison, nous assurons aussi un vrai service de conseil. Par exemple des clients viennent nous solliciter à propos des règles de dédouanement des marchandises lorsqu’ils vont eux-mêmes la livrer à leur client. Nous expliquons alors qu’il y a une déclaration qui doit être faite, quels types de documents doivent être remplis, qu’il faut qu’il y ait quatre exemplaires sur le colis, etc. Nous sommes là pour épauler les clients. Cette notion de conseil est très importante et très appréciée par nos distributeurs. 

En quoi consiste la tâche du pôle administratif dans l’entreprise d’objets publicitaires sur mesure AHK ? 

Cynthia Regnier, Assistante administrative 

Je gère, pour ma part, les éventuels soucis, litige et réclamation client liés à la logistique. Je suis la marchandise d’un client quand y a un problème d’inversion de colis, je vais aller me renseigner afin de voir où sont les colis, et les ré-aiguiller au besoin. C’est parfois un véritable travail d’enquête policière. Par exemple, là je viens de raccrocher avec un client, il me dit qu’il manque 

4 000 pièces, alors que nous, nous avons une preuve du transporteur que le client a bien réceptionné la totalité de sa commande ! Il va falloir remonter l’information et réaliser des recherches approfondies. Il peut y avoir plus compliqué comme des inversions de colis entre la France et d’autres pays... 

Quelles sont les qualités requises au sein de ce pôle, au sein de votre équipe ? 

Il faut savoir travailler dans la bonne humeur, avoir de l’humour etc. mais il faut aussi de la rigueur aussi et un véritable sens commercial. Il y’a la relation avec les clients qui est primordiale. Il faut savoir être souple tout en respectant les procédures. 

En quoi consiste la tâche du pôle administratif dans l’entreprise d’objets publicitaires sur mesure AHK ? 

Yannick Steffan, Assistante administrative 

Quand la marchandise part de notre plateforme logistique située en Chine, nous entrons en action et nous nous occupons de la phase d’importation. Quand la marchandise est arrivée sur le sol français, mon objectif est de nous coordonner avec nos différents logisticiens. Nous mettons notamment en place l’ensemble des documents nécessaires pour assurer de manière optimale les livraisons clients - c’est une phase essentielle qui être bien maîtrisée afin d’éviter toute inversion de colis, un prélèvement correct des échantillons produits, un reconditionnement colis si nécessaire etc. 

Quels sont les types de prestations que propose AHK ? 

Nous faisons du sur-mesure en logistique également ! Nous pouvons faire du reconditionnement, de la livraison directe etc. Via notre prestataire Chronopost, c’est une livraison le lendemain avant 13H, ça va très vite ! Il nous arrive également d’utiliser d’autres prestataires en fonction du volume à livrer ainsi que de la destination ou des échéances. Chronopost est utilisé pour les quantités inférieures à trois colis. Nous gérons également des imports maritimes. Bref, air, route ou mer, nous gérons un ensemble de solutions logistiques afin de satisfaire nos clients ainsi que les clients de nos clients !